Was ist eine elektronische Signatur? Ein kompletter Leitfaden für Anfänger

Haben Sie Sie einen Mietvertrag elektronisch unterschrieben, ein Stellenangebot online angenommen oder den Bedingungen eines digitalen Vertrags zugestimmt, haben Sie wahrscheinlich eine elektronische Signatur benutzt. Mit solchen Signaturen können Menschen rechtsverbindliche Vereinbarungen aus der Ferne abschließen, ohne etwas ausdrucken oder einscannen zu müssen. Daher ist das Verfahren ein nützlichen Tool für geschäftliche, rechtliche und behördliche Arbeitsabläufe.

Im nachfolgenden Leitfaden erklären wir, was eine elektronische Signatur ist, wie sie funktioniert und welchen rechtlichen Status sie hat. Wir werfen auch einen Blick darauf, wo elektronische Signaturen eingesetzt werden, wie man ein Tool für elektronische Signaturen auswählt und welche wesentlichen Vorteile der Einsatz elektronischer Signaturen in Ihrem privaten und beruflichen Leben hat.

Was bedeutet elektronische Signatur (E-Signatur)?

Eine elektronische Signatur ist jede elektronische Handlung, die beweist, dass jemand dem Inhalt eines Dokuments zustimmt. Dazu gehören etwa die Eingabe eines Namens, eine Unterschrift, das Klicken auf eine Schaltfläche oder das Aktivieren eines Kontrollkästchens. Gemäß dem US-amerikanischen Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (E-Sign Act) wird darunter jeder elektronische Ton, jedes elektronische Symbol oder jeder elektronische Vorgang verstanden, der mit einem Vertrag oder einer Aufzeichnung verbunden ist und zu dessen Unterzeichnung verwendet wird.

Die meisten modernen E-Signatur-Plattformen etablieren einen detaillierten Pfad zur Prüfung. Dazu gehören Zeitstempel, E-Mail-Adressen sowie Daten zur IP-Adresse. Damit sollen die Identität sowie die Handlungen des Unterzeichners nachgewiesen werden.

Der Unterschied zwischen eine elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur

Häufig werden elektronische Signaturen mit digitalen Signaturen verwechselt. Es handelt sich jedoch um unterschiedliche Dinge. Eine elektronische Signatur ist ein weit gefasster Begriff. Er bezieht sich auf jede elektronische Handlung, die eine Zustimmung signalisiert. Eine digitale Signatur hingegen ist eine bestimmte Art elektronischer Signatur. Dabei kommen sowohl Verschlüsselung als auch Zertifikate zum Einsatz, um die Identität zu überprüfen und das Dokument vor Manipulationen zu schützen.

Verwenden Sie eine digitale Signatur, erstellt die Software einen eindeutigen Fingerabdruck der Datei. Ändert jemand auch nur ein Wort, wird der eben genannte Fingerabdruck ungültig. Digitale Signaturen sind zudem mit einem für Sie ausgestellten Zertifikat verknüpft, ähnlich wie ein digitaler Reisepass.

In regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen und dem Rechtswesen bieten digitale Signaturen einen stärkeren Nachweis als einfache elektronische Signaturen, etwa ein eingegebener Name oder ein angekreuztes Kästchen. Das liegt daran, dass sie die Identität des Unterzeichners mit einem kryptografischen Zertifikat verknüpfen und das Dokument versiegeln. Daher sind Veränderungen nach der Unterzeichnung sofort erkennbar.

Plattformen wie DocuSign und Adobe Sign betten das digitale Zertifikat des Unterzeichners in das endgültige Dokument ein. Dadurch wird die Identität des Unterzeichners überprüft und es lassen sich Manipulationen erkennen.

Muss eine elektronische Signatur wie meine handschriftliche Unterschrift aussehen?

Überhaupt nicht. Das kann der Fall sein, muss es aber nicht. Es ist egal, ob Sie Ihren Namen eintippen, ein Kontrollkästchen anklicken oder etwas unterzeichnen, das Ihrer echten Unterschrift kaum ähnelt – es zählt trotzdem.

Wie funktionieren elektronische Signaturen?

Elektronische Signaturen lassen sich mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen implementieren. Standardmäßige E-Signaturen legen Wert auf eine einfache Unterzeichnung und minimale Schritte. Daher eignen sie sich gut für Dokumente mit hohem Volumen oder geringem Risiko. Bei digitalen Signaturen sind zusätzlich kryptografische Maßnahmen involviert, die die Identität des Unterzeichners überprüfen und die Integrität des Dokuments bestätigen.

Standardtechnologie bezüglich elektronischer Signaturen

Bei einer standardmäßigen elektronischen Signatur liegt der Fokus der Plattform darauf, die Absicht des Unterzeichners schnell zu erfassen. Das Dokument, normalerweise im PDF- oder HTML-Format, wird über eine Webschnittstelle oder eine App dargestellt. Der Unterzeichner kann seinen Namen eingeben, ihn mit der Maus oder dem Touchscreen nachzeichnen oder eine Option wie „Ich stimme zu" auswählen.

Im Hintergrund generiert das System eine Kontrollsequenz. Damit wird aufgezeichnet, wann das Dokument unterzeichnet wurde, die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, die IP-Adresse und manchmal auch das benutzte Gerät. Einige Plattformen haben zusätzliche Schritte wie eine E-Mail-Bestätigung oder einen SMS-Passcode. Sie helfen bei der Überprüfung, ob die richtige Person unterzeichnet hat. Allerdings erstellen sie keine kryptografische Verbindung zwischen der Unterschrift und dem Dokument. Ohne eine solche Verbindung lassen sich Änderungen am Dokument nach der Unterzeichnung nicht automatisch erkennen.

Technologie für digitale Signaturen

Eine digitale Signatur ist eine Form der elektronischen Signatur, bei der die Identität des Unterzeichners mithilfe von Kryptografie mit dem Dokument verknüpft wird. Sie basiert auf einer sogenannten Public-Key-Infrastruktur (PKI), bei der jeder Unterzeichner zwei miteinander verbundene Schlüssel hat: einen privaten Schlüssel, den er selbst kontrolliert, sowie einen öffentlichen Schlüssel, mit dem andere seine Signatur überprüfen können.

Die Schlüssel sind an ein digitales Zertifikat gebunden, das von einer anerkannten Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt wurde. Damit wird die Identität des Unterzeichners bestätigt. Das Konzept ähnelt der Funktionsweise von Pretty Good Privacy (PGP), das E-Mail-Nachrichten mithilfe einer verifizierten Public-Key-Verschlüsselung schützt.

Hat der Unterzeichner die Aktion abgeschlossen, wendet die Plattform zunächst einen Hash-Algorithmus wie SHA-256 (Secure Hash Algorithm 256-Bit ) auf das Dokument an. Dadurch wird ein Code mit fester Länge erzeugt, der für den Inhalt der Datei einzigartig ist. Der Code wird auch als Hash bezeichnet. Er wird dann mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Das wird wiederum zur digitalen Signatur. Wird später im Dokument auch nur ein einziges Zeichen geändert, stimmt der neue Hash nicht mehr mit dem Original überein.

Um die Authentizität zu überprüfen, verwendet das System des Empfängers den öffentlichen Schlüssel im Zertifikat des Unterzeichners. Damit wird die Signatur entschlüsselt und der ursprüngliche Hash angezeigt. Anschließend erstellt es einen neuen Hash aus dem empfangenen Dokument und vergleicht die beiden. Übereinstimmende Werte bestätigen, dass das Dokument nicht verändert wurde. Das heißt, die Signatur ist echt.

Der Prozess wird auch in anderen Sicherheitskonzepten angewendet. Damit werden etwa Code-Commits mit einem YubiKey geprüft, um sicherzustellen, dass die Software vor der Veröffentlichung nicht verändert wurde. Der gesamte Prozess hängt davon ab, dass das Zertifikat der Zertifizierungsstelle gültig und vertrauenswürdig ist.

Wie Dokumente elektronisch unterzeichnet werden

So funktionieren elektronische Unterschriften normalerweise:

1. Laden Sie die Datei hoch: Der Absender lädt das Dokument (PDF, Word oder ein anderes unterstütztes Format) auf die Plattform der Signatur hoch.
2. Empfänger einrichten und senden: Der Absender fügt Empfänger hinzu, platziert Felder für die Signatur, legt bei Bedarf die Reihenfolge der Signatur fest und schickt das Dokument zur Unterschrift.
3. Unterschrift anbringen: Jeder Unterzeichner gibt eine Unterschrift ein. Dafür gibt er seinen Namen ein. Er zeichnet ihn oder lädt ein Bild mit seiner Unterschrift hoch. Die Plattform protokolliert einen Kontrollpfad mit Ereignissen und Zeitstempeln. Möglicherweise wird auch die E-Mail-Adresse sowie die IP-Adresse des Unterzeichners erfasst.
4. Die Datei schützen: Beim Einsatz der Signatur, die auf Zertifikaten basiert, bettet die Plattform das digitale Zertifikat und den kryptografischen Nachweis des Unterzeichners ein. Damit können Empfänger sowohl die Identität als auch die Integrität des Dokuments überprüfen.
5. Verschließen und fertigstellen: Wird eine digitale Signatur angewendet, führt jede Änderung nach der Signierung dazu, dass die Überprüfung fehlschlägt. Schließlich stimmt die berechnete Prüfsumme nicht mehr überein.
6. Kopien senden: Alle Beteiligten erhalten die endgültige Version, oft zusammen mit einer Bestätigung.

Sind elektronische Signaturen sicher?

Das hängt davon ab, wie die Plattform die Signatur implementiert und welches Niveau an Sicherheit nötig ist. Einfache elektronische Signaturen bestätigen lediglich, dass ein Dokument signiert wurde. Fortgeschrittene digitale Signaturen setzen jedoch auf Verschlüsselung, Hashing und PKI. Damit werden Manipulationen verhindert und die Identität überprüft. Identitätsprüfungen reichen von E-Mail-Codes bis hin zu biometrischen Scans oder digitalen Zertifikaten. Es kommt darauf an, wie streng der Prozess sein muss.

Bei sensiblen Dokumenten verschlüsseln sichere Plattformen auch gespeicherte Dateien und befolgen Standards wie ISO 27001 (International Organization for Standardization). Das ist ein internationaler Maßstab für das Management der Informationssicherheit. Solche Praktiken stehen im Einklang mit umfassenderen Cybersicherheitsprinzipien, die Daten vor Kompromittierung schützen.

TypArten von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen werden in drei Stufen eingeteilt. Es kommt darauf an, wie sicher sie die Signatur mit dem Unterzeichner verbinden und wie gut sie das Dokument vor Manipulation schützen.

Geringe Sicherheit

Einfache elektronische Signaturen (SES) sind grundlegende Signaturen für risikoarme, informelle Anwendungen. Dazu gehören getippte Namen, eingefügte Bilder von Unterschriften oder Touchscreen-Kritzeleien. Sie überprüfen die Identität des Unterzeichners nicht und haben keine integrierten Sicherheitsfunktionen. SES können rechtlich gültig sein, wenn Absicht und Zustimmung klar sind. Im Streitfall haben Sie allerdings eine schwächere Beweiskraft und sie lassen sich im Vergleich zu Methoden mit höherer Sicherheit leichter anfechten.

Hohe Sicherheit

Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) enthalten Identitätsprüfung sowie Erkennung von Manipulation. Der Unterzeichner wird authentifiziert (oft durch ein digitales Zertifikat, Anmeldedaten oder einen Einmal-Code) und die Signatur wird mit kryptografischem Hashing versiegelt. Ändert sich das Dokument nach der Unterzeichnung, schlägt die Überprüfung fehl. AES ist Standard in Geschäfts-, Finanz- und Rechtsvereinbarungen, bei denen Rechenschaftspflicht nötig ist.

Regulierte hohe Sicherheit

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erfüllen strenge gesetzliche Anforderungen. Damit ist etwa die EU-Verordnung zur elektronischen Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) gemeint. Die Identität des Unterzeichners wird durch eine formelle Überprüfung bestätigt. Das kann persönlich oder aus der Ferne über einen sicheren Videoanruf erfolgen. Normalerweise ist hier die Vorlage eines Reisepasses oder Personalausweises nötig.

Anschließend wird von einem zugelassenen Anbieter ein Zertifikat ausgestellt und auf einem sicheren Gerät gespeichert. Das können etwa eine Smartcard oder ein Hardware-Token sein. QES bietet die stärkste rechtliche Absicherung und ist für bestimmte Dokumente vorgeschrieben, darunter einige Finanz- oder Rechtsverträge.

Sind elektronscihe Signaturen rechtlich bindend?

In den meisten Ländern ja. Elektronische Signaturen sind in den USA, der EU und vielen anderen Regionen rechtlich anerkannt, sofern einige grundlegende Bedingungen erfüllt sind. Gesetze wie der US-amerikanische E-Sign Act, der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) und die eIDAS-Verordnung der EU legen ausdrücklich fest, dass einer Signatur allein wegen ihrer elektronischen Form die Rechtswirksamkeit nicht abgesprochen werden kann.

Was macht eine elektronische Signatur rechtsgültig?

Während die genauen Anforderungen je nach Rechtsprechung variieren, erkennen die meisten Gesetze zur elektronischen Unterschrift (inklusive U.S. E-Sign Act, UETA und eIDAS-Verordnung der EU) die folgenden Kernelemente an:

• Die Absicht zu unterschreiben: Die Person muss wissentlich eine Handlung ausführen, die ihr Einverständnis signalisiert.
• Zustimmung zur elektronischen Unterschrift: Beide Parteien müssen zustimmen, eine elektronische Signatur zu benutzen. In vielen Regionen muss diese Zustimmung ausdrücklich erfolgen.
• Verknüpfung der Signatur mit dem Dokument: Die Signatur muss in die Datei eingebettet oder auf eine Art und Weise damit verbunden sein, dass sich eine Zusammengehörigkeit beweisen lässt. Befindet sich die Signatur in einem separaten System (etwa in einer E-Mail oder einem externen Protokoll), ist der Beweis schwieriger, dass sie für diese spezielle Version des Dokuments bestimmt war.
• Aufbewahrung und Zugriff: Jeder, der unterschrieben hat, sollte eine Kopie der endgültigen Version bekommen können. Das Dokument soll genau so sein, wie es zum Zeitpunkt der Fertigstellung war. Speichert die Plattform das Dokument nicht oder wenn jemand später behauptet, die signierte Datei nie gesehen zu haben, wird die Rechtsgültigkeit der Signatur geschwächt.
• Nachweis der Integrität: Das Dokument muss zeigen, dass sich seit seiner Unterzeichnung nichts geändert hat. Das passiert normalerweise mithilfe von Manipulationswarnungen, digitalen Siegeln oder sogenannten Datei-Hashes.

Lassen sich elektronische Signaturen vor Gericht verwenden?

Ja, und das ist häufig der Fall. Die Gerichte wollen eindeutige Beweise sehen, dass der Unterzeichner derjenige war, der er vorgab zu sein. Auch eine Absicht für eine Unterzeichnung muss vorliegen und das Dokument darf nicht verändert sein. Sehr sichere elektronische Signaturen können sogar stärkere Beweise liefern als herkömmliche Unterschriften. Schließlich enthalten sie digitale Prüfpfade, eine Überprüfung der Identität und fälschungssichere Siegel. Sie lassen sich schwer fälschen oder anfechten.

Zu den entsprechenden Beweisen gehören normalerweise:

• Details zur Authentifizierung: Das kann eine Anmeldung via E-Mail, eine IP-Adresse, ein Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder ein mit dem Unterzeichner verbundenes digitales Zertifikat sein. Je spezifischer und sicherer die Methode ist, desto besser.
• Beweis der Absicht: Eine mit einem Zeitstempel versehene Aktion wie das Klicken auf „Ich stimme zu" oder „Vertrag unterzeichnen" zeigt die Absicht. Einige Plattformen zeigen auch an, wann der Unterzeichner das Dokument vor der Unterzeichnung gelesen hat.
• Protokolle: Sie enthalten einen detaillierten Verlauf der einzelnen Schritte, etwa wann das Dokument geöffnet wurde, wer darauf zugegriffen hat, welches Gerät verwendet wurde und wann die einzelnen Unterschriften geleistet wurden.
• Indikatoren für die Dateiintegrität: Das kann etwa ein PDF-Signaturfeld sein, das anzeigt, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Vielleicht ist es auch ein Hash-Wert, der den Inhalt des Dokuments bestätigt.

Wo werden elektronische Signaturen benutzt?

Elektronische Signaturen gehören heute in vielen Branchen zum Alltag. Hier sind einige der Orte, an denen elektronische Signaturen häufig eingesetzt werden.

Finanzsektor und Banking

Banken und Versicherer nutzen elektronische Unterschriften für Kontoeröffnungen, Kreditverträge, Genehmigungen von Hypotheken, Kreditkartenanträge sowie Vertragsänderungen. Kunden können Dokumente sicher online prüfen und unterschreiben, ohne eine Filiale aufsuchen zu müssen.

E-Signatur-Plattformen helfen Finanzinstituten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sensible Daten lassen sich dank Verschlüsselung sowie Zugriffskontrollen schützen. Ferner lassen sich Abläufe für Genehmigungen automatisieren. Das beschleunigt die Prozesse und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit.

Personalwesen und Onboarding

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verschicken die Personalabteilungen Angebotsschreiben, Steuerformulare, NDAs und so weiter. Das geschieht häufig noch vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters. Dank elektronischer Unterschriften können Sie den Prozess abschließen, ohne etwas ausdrucken zu müssen. Sie behalten auch einfacher einen Überblick darüber, wer unterschrieben hat und was noch fehlt.

Bei Änderungen von Richtlinien oder Beförderungen werden die gleichen Tools eingesetzt, um Bestätigungen oder Genehmigungen zu erfassen. Da viele Daten im Personalwesen sensibel sind, werden häufig Tools für elektronische Unterschriften eingesetzt. Damit lässt sich der Zugriff kontrollieren oder man kann Downloads beschränken.

Staatliche und juristische Dienstleistungen

Die Behörden setzen für öffentliche Dienstleistungen auf elektronische Signaturen. Damit sind Steuererklärungen, Genehmigungen und Anträge auf Sozialleistungen und so weiter gemeint. Viele Gerichte akzeptieren auch elektronisch signierte Dokumente wie eidesstattliche Erklärungen oder Anträge. Allerdings müssen sie natürlich den geltenden Gesetzen für elektronische Signaturen und den Gerichtsvorschriften entsprechen.

In der Rechtspraxis verwenden Kanzleien elektronische Signaturen für Verträge, Vereinbarungen mit Mandanten sowie Vergleiche. Während einige Dokumente noch immer mit Tinte oder notariell beglaubigt werden müssen, werden die meisten Geschäftsdokumente jetzt elektronisch bearbeitet. Der Kontrollpfad ist besonders bei Streitigkeiten nützlich.

Verkauf und Vertragsmanagement

Im Verkauf ist das Timing entscheidend. Verschicken Sie noch am selben Tag eine Vertrag und können ihn gleich ohne ein persönliches Treffen unterschreiben lassen, macht das einen großen Unterschied. Vertriebsteams verbinden häufig Tools für die elektronische Unterschrift mit ihrem CRM (Customer Relationship Management). Das System kann also das entsprechende Dokument versenden und nach der Unterzeichnung speichern, wenn ein Geschäft abgeschlossen ist.

Auf der Vertragsseite verwenden Unternehmen die gleichen Tools, um Vereinbarungen mit Lieferanten zu versenden oder Bedingungen mit Partnern zu aktualisieren. Statt den Unterschriften hinterherzulaufen, werden sie benachrichtigt, wenn jede Partei unterschrieben hat. Das System protokolliert alles, auch die endgültige Version.

Wie man ein Tool für elektronische Signaturen wählt

Es gibt viele Tools für elektronische Signaturen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie eines nehmen, das Ihren Anforderungen entspricht.

Sicherheit und Konformität

Vergewissern Sie sich, dass der Service Ihre Daten verschlüsselt, Dokumente vor Manipulationen schützt und die gesetzlichen Vorschriften Ihres Wohn- oder Arbeitsortes einhält. Sind Sie in einer regulierten Branche tätig, achten Sie auf die Einhaltung einschlägiger Gesetze oder Standards. Das sind etwa die eIDAS-Verordnung der EU oder ISO 27001 für IT-Sicherheit.

Optionen zur Authentifizierung

Mit einfachen Tools können Sie Ihre Identität per E-Mail bestätigen. Fortgeschrittene Tools bieten zusätzliche Schritte wie SMS-Codes, PINs oder die Überprüfung eines amtlichen Lichtbildausweises. Die Kontrolle erfolgt persönlich oder über ein sicheres Video. Verwenden Sie das Tool, das dem Risikograd Ihrer Aktion entspricht. Für die Unterzeichnung einer Essensbestellung sollten Sie keine Ausweiskontrolle benötigen. Für rechtliche Verträge sind strengere Maßnahmen unerlässlich.

Dokumenten-Workflow und Funktionen

Versenden Sie dieselben Formulare wiederholt, sparen Sie mit Vorlagen Zeit. Sie sollten ausfüllbare Felder hinzufügen, eine Unterschriftsreihenfolge festlegen (die Reihenfolge, in der die Empfänger aufgefordert werden, zu unterschreiben), Erinnerungen versenden und nachvollziehen können, wer unterschrieben hat. Bei einigen Tools können Unterzeichner die Unterschrift auch an eine andere Person delegieren. Wählen Sie Funktionen, die zu Ihrem Prozess passen, ohne unnötige Schritte hinzufügen zu müssen.

Integration und Kompatibilität

Das Tool sollte mit den von Ihnen verwendeten Dateitypen funktionieren und idealerweise mit Ihrer anderen Software verbunden sein. Das sind etwa E-Mail, CRM oder Cloud-Speicher. Lässt es sich nicht in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren, wird es Sie verlangsamen und zusätzliche manuelle Schritte verursachen.

Benutzerfreundlichkeit

Die besten Plattformen für elektronische Signaturen erleichtern den Prozess sowohl für Absender als auch für Unterzeichner. Die Unterzeichner sollten das Dokument öffnen, die erforderlichen Felder ausfüllen und mit wenigen Schritten unterschreiben können. Klare Anleitungen auf dem Bildschirm sowie ein mobiler Zugang helfen, Verzögerungen zu vermeiden. Das gilt insbesondere, wenn mehrere Personen beteiligt sind.

Preise und Skalierbarkeit

Einige Plattformen bieten kostenlose Stufen an. Sie sind normalerweise aber sehr eingeschränkt bei der Anzahl der Dokumente, die Sie versenden können. Auch die angebotenen Funktionen sind meist limitiert. Business-Pakete sind für die regelmäßige Nutzung eine bessere Option und kosten normalerweise zwischen 15 und 40 $ pro Nutzer und Monat. Achten Sie auf ein Limit bei der Anzahl der Dokumente sowie auf zusätzliche Gebühren. Damit sind etwa der Versand von SMS oder die Überprüfung der Identität des Empfängers gemeint.

Integrieren Sie den Service in Ihre eigene App, achten Sie auf die Limits für API-Aufrufe. Ein API-Aufruf ist jede Anfrage, die Ihr System an die E-Signatur-Plattform stellt. Dazu gehören etwa das Senden eines Dokuments zur Unterzeichnung oder das Abrufen seines Status. Einige Anbieter erheben zusätzliche Gebühren, wenn Sie Ihr monatliches Limit überschreiten. Möchten Sie Ihr Angebot erweitern, sollten Sie eine kostenlose Testversion nutzen. Dann sehen Sie, wie die Preise und Limits zu Ihrem Workflow passen.

Hauptvorteile beim Einsatz von elektronischen Signaturen

Die Umstellung auf elektronische Unterschriften bietet nachfolgende Vorteile:

Kürzere Durchlaufzeit

Sie schicken ein Dokument, jemand unterschreibt es auf seinem Smartphone oder Laptop, und das war es. Dabei ist es egal, ob es sich um den Abschluss eines Verkaufs, um die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder um das Einholen von Genehmigungen handelt. Elektronische Signaturen beseitigen Hindernisse. Die Unterzeichnung kann von überall aus erfolgen, sodass sich Entscheidungen zügig treffen lassen.

Kosteneffizienz

Die Unterschrift auf Papier verursacht Zusatzkosten: Drucker, Tinte, Porto, Kuriergebühren und Verwaltungsaufwand. Elektronische Signaturen machen den Großteil dieser Kosten überflüssig. Die eingesparte Zeit lässt sich für andere, nützlichere Tätigkeiten nutzen. E-Signatur-Software ist zwar auch nicht kostenlos, dennoch lohnt sich die Investition für die meisten Unternehmen, wenn sie den Aufwand für Zeit und Ressourcen einkalkulieren.

Verbesserte Einhaltung von Vorschriften und Prüfpfade

Elektronische Signaturen erleichtern die Nachverfolgung, weil Aktionen automatisch protokolliert werden. Das ist in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen ein großer Vorteil. Einige Plattformen bieten Pflichtfelder, manipulationssichere Siegel sowie automatische Erinnerungen. Damit wird komplette Konformität gewährleistet. Müssen Sie jemals nachweisen, wer was unterzeichnet hat, stehen Ihnen die Audit-Protokolle des Systems zur Verfügung.

Umweltfreundlicher Geschäftsprozess

Weniger Druck bedeutet weniger Abfall. Elektronische Signaturen helfen dabei, Papier, Verpackungsmaterial und Emissionen zu reduzieren, die durch den Versand verursacht werden. Für Unternehmen mit Nachhaltigkeitszielen ist das ein einfacher Gewinn. Einige Plattformen zeigen sogar an, wie viele Seiten oder CO2-Emissionen Sie eingespart haben. Das sind Daten, die Sie an Ihre Kunden weitergeben können. Es ist eine kleine Veränderung, die allerdings zu umweltfreundlicheren Abläufen beiträgt.